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首佳软件财务方面的应用

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本文针对财务人员关于首佳软件财务应用的问题。
在软件中主要处理的财务业务有:维修结算(应收款、应收未收、预收款等)、销售结算(应收款、应收未收、预收款等)、配件采购结算(应付款、应付未付、预付款等)。

一、维修结算
维修业务流程:开委托单—》派工—》领料—》结算
1、在维修业务中财务一般负责结算单的操作,包括修理项目、材料、其它费用的价格人工审查和定价;
2、审查无误后,打印结算单给客户签字,确认结算。
3、财务可在结算单点入账,自动转到维修收款单,如果一次性付清的话,直接保存,结算单自动转成付讫。如果是只结算一部分款,那么在金额处输入本次收款的金额,保存后结算单自动转成挂账。
4、收款完之后,返回结算单,点审核,审核为审核已结算。此后此单不可修改。
5、对于挂账的结算单(和未收过款的结算单),再次收余款时,请进入菜单:财务管理/维修收款单,在弹出的应收款汇总中选择结算单(注:如果应收的结算单很多,可以点查找,输入过滤条件快速查找到客户),并选中,点确定,进入维修收款单。系统自动计算余款,如果是一次性收完余款,则直接保存,结算单自动转成付讫。如果是只结算一部分款,那么在金额处输入本次收款的金额,保存后结算单自动转成挂账。

应收款的收款操作流程:1—》2—》3—》4
或者:5—》4

查应收未收:
进入菜单:财务管理/维修收款单,在弹出的应收款汇总列表中全是应收未收的。加强版以上的版有应收款对账单、应收款汇总账功能。

收预收款:
进入菜单:财务管理/维修收款单,应收款汇总列表中点取消进入收款单。
点客户处,再点放大镜选择汽修客户返回后,收款类型选预收款。输入预收金额,保存。

预收充应收:
步骤同5。输入完金额后,收款类型选预收充应收,保存后,自动将前次的预收金额充减。注意保存后金额为负数不需要改动。

反结算:
或者叫取消结算。进入菜单:维修业务/车间调度,选择查询日期,找到需要取消结算的单后,点击选定它,再点按钮“一键转换”。系统将取消单据状态为待修,且取消结算状态为未结算。重复应收款的收款操作流程。

如何把收款单取消审核?
例子:2009年3月25日入过账的结算单,当时的收款单审核过了,不能直接一键转换.今天是3月29日了,要把它取消审核,之后再修改单据.
用财务的用户名进软件,进入菜单:财务管理/维修收款单,在弹出的应收款汇总列表窗口点直接进入(以前叫取消)进入收款单了,选一下开始日期和终止日期为2009年3月25日点一下查询收款单,在弹出的记录定位窗口中选定那张收款单点确定,返回收款单了.这时可以看这张收款单是审核了的,请点一下取消审核,保存一下.然后回车间调度就可以一键转换它了。
二、销售结算:
销售收款的操作流程与维修收款基本一样。
1、财务审查销售单的价格,无误的话,打印销售单,然后直接点入账。自动转入销售收款单。
2、如果一次性付清的话,直接保存,销售单自动转成付讫。如果是只结算一部分款,那么在金额处输入本次收款的金额,保存后销售单自动转成挂账。
3、对于挂账的销售单(和未收过款的销售单),再次收余款时,请进入菜单:财务管理/销售收款单,在弹出的应收款汇总中选择销售单(注:如果应收的销售单很多,可以点查找,输入过滤条件快速查找到客户),并选中,点确定,进入销售收款单。系统自动计算余款,如果是一次性收完余款,则直接保存,销售单自动转成付讫。如果是只结算一部分款,那么在金额处输入本次收款的金额,保存后销售单自动转成挂账。

应收款的收款操作流程:1—》2
或者:步骤3
查应收未收:
进入菜单:财务管理/销售收款单,在弹出的销售应收款汇总列表中全是应收未收的。加强版以上的版有应收款对账单、应收款汇总账功能。

收预收款:
进入菜单:财务管理/销售收款单,销售应收款汇总列表中点取消进入销售收款单。点客户处,再点放大镜选择客户返回后,收款类型选预收款。输入预收金额,保存。

预收充应收:
步骤同3。输入完金额后,收款类型选预收充应收,保存后,自动将前次的预收金额充减。注意保存后金额为负数不需要改动。

反结算:
或者叫取消结算。进入菜单:配件业务/销售单,点查找,按状态找到需要取消结算的销售单后,选定它返回销售单,再点按钮“一键转换”。系统将取消结算状态为未入账,然后可以修改销售单,然后重复应收款的收款操作流程。

二、配件采购入库结算:
采购入库付款的操作流程与销售收款基本一样。入库付款主要作用是与供应商的账款往来记录清楚。
1、一般是先向供应商付完款后,仓库做入库单,财务审查采购入库单的价格,无误的话,直接点入账。自动转入入库付款单。
2、如果一次性付清的话,直接保存,入库单自动转成付讫。如果是只结算一部分款,那么在金额处输入本次付款的金额,保存后入库单自动转成挂账。
3、对于挂账的入库单(和未付过款的入库单),再次付余款时,请进入菜单:财务管理/入库付款单,在弹出的应付款汇总中选择入库单(注:如果应收的入库单很多,可以点查找,输入过滤条件快速查找到供应商),并选中,点确定,进入入库付款单。系统自动计算余款,如果是一次性付完余款,则直接保存,入库单自动转成付讫。如果是只结算一部分款,那么在金额处输入本次付款的金额,保存后入库单自动转成挂账。

应收款的收款操作流程:1—》2
或者:步骤3
查应付未付:
进入菜单:财务管理/入库付款单,在弹出的入库应付款汇总列表中全是应付未付的。加强版以上的版有应付款对账单、应付款汇总账功能。

付预付款:
进入菜单:财务管理/入库付款单,入库应付款汇总列表中点取消进入入库付款单。点客户处,再点放大镜选择供应商返回后,付款类型选预付款。输入预付金额,保存。

预付充应付:
步骤同3。输入完金额后,付款类型选预付充应付,保存后,自动装前次的预付金额充减。注意保存后金额为负数不需要改动。

反结算:
或者叫取消结算。进入菜单:配件业务/采购入库单,点查找,按状态找到需要取消结算的入库单后,选定它返回入库单,再点按钮“一键转换”。系统将取消结算状态为未入账,然后可以修改入库单,然后重复应付款的付款操作流程。

三、手工取消结算(反结算)的操作步骤:
比如销售退货单入账时产生了销售退货付款单,要修改或者删除入了账的销售退货单,则需要先手工删除销售退货付款单。步骤如下:
1、进入财务管理/销售退货付款单,如有提示欠款记录,点直接进入(以前的版本叫取消)按钮,进入销售退货付款单了,选一下付款单的日期,再点查询付款单,找出那张付款单,点删除,保存。
2、如果一进入销售退货付款单,如果没有提示欠款记录,则直接进入了销售退货付款单了,选一下付款单的日期,再点查询付款单,找出那张付款单,点删除,保存。第1步的情况,本步骤不需操作,直接到第3步。
3、重新进入销售退货付款单,在提示的欠款记录中,选中那张销售退货单,再点结算状态转换,转换为未结算未付款。
4、重新进入销售退货单,点查找,找出要操作的单。进行删除或者修改即可。修改完可以重新入账。

四、收款类型及付款类型的解释:
1、应收款:此时此刻之前的欠款,在当次开收款单时的收款类型为应收款。
2、预收款:即客户预付的款,或者说预先对客户收款的,开收款单时应将收款类型为预收款。
3、预收充应收:客户以前先支付了的预收款,在本次收款中扣除掉的情况算预收充应收。案例:比如以前客户预付了500元,本次结算200元的话,收款类型为预收充应收,从预收款500元中扣除200元余300元下次结算用。如果客户本次修车花了800元,则先开一张预收充应收的收款单,金额为-500元,再开一张应收款单为300元,这个账才能平。
4、应收转预收:实为预收款。本来是应收款的,后来维修费取消了或者免单了,款已经交了,如果客户把钱存着,这时可以把收款类型转为应收转预收。注意:应收转预收是不能为负数的。
5、应付款:此时此刻之前应付给供应商的欠款,在当次开付款单时的收款类型为应付款。
6、预付款:预先打定金或者多支付的款都算预付款,开付款单时应将付款类型为预付款。
7、预付充应付:我方以前预付的定金或多支付的款项,在本次付款中扣除情况算预付充应付。案例2:比如以前我方预付了500元,本次结算200元的话,付款类型为预付充应付,从预付款500元中扣除200元余300元下次结算用。如果我方本次进货花了800元,则先开一张预付充应付的付款单,金额为-500元,再开一张应付款单为300元,这个账才能平。
8、应付转预付:实为预付款。本来是应付款的,后来购货取消了或者退货了不做退货收款单的,款已经交了,如果我方把钱存着,这时可以把付款类型转为应付转预付。注意:应付转预付是不能为负数的。
9、预收充应收和预付充应付在保存后都为负数,不需要改为正数,这样才能扣减预收或预付方的数据。

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